REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CON VALIDACIÓN PREVIA A SU EXPEDICIÓN

Publicado: día 31 de mayo de 2019. 

Esta Resolución deroga la Resolución 000001 del 3 de enero del 2019, y establece los requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como, las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación, contempla entre otros los siguientes asuntos:
 
Las definiciones para efectos de la aplicación de ésta resolución, de los siguientes términos:

1. Acceso al software,

2. Adquiriente,

3. Anexo técnico de factura electrónica de venta,

4. Calendario de implementación de la factura electrónica de venta, 

5. Catálogo de Participantes, 

6. Código de respuesta rápida -Código QR, 

7. Código Único de Factura Electrónica (CUFE), 

8. Código Único de Documento Electrónico (CUDE), 

9. Documento electrónico que se deriva de la factura electrónica de venta,

10. Expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición,

11. Factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, 

12. Facturador electrónico, 

13. Generación de la factura electrónica de venta,

14. Interacción de los sistemas de facturación, 

15. Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta,

16. Recepción de la factura electrónica de venta, 

17. Sujetos obligados a facturar,

18. Validación Previa de la factura electrónica de venta,

19. Validación de la factura electrónica de venta por inconvenientes tecnológicos de la DIAN,

20. Validación de otros documentos electrónicos,

21. Transmisión de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de una factura electrónica de venta,

REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.

1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.

2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios. Cuando el adquiriente persona natural no se encuentre inscrito en el RUT, se deberá incluir el tipo y número de documento de identidad.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número de autorización, rango autorizado y vigencia autorizada por la DIAN, en las condiciones que se señalan en las disposiciones que regulan la materia.

5. Fecha y hora de generación.

6. Fecha y hora de expedición la cual corresponde a la validación.

7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.

8. Valor total de la operación.

9. Forma de pago, indicando si es de contado o a crédito, caso en el cual deberá señalarse el plazo.

10. Medio de pago, indicando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro, cuando aplique.

11. Indicar la calidad de retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA).

12. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas y la tarifa correspondiente.

13. La discriminación del Impuesto Nacional al Consumo y la tarifa correspondiente.

14. Incluir firma digital o electrónica del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

15. Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) según lo establezca la DIAN.

16. El código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa.

La factura electrónica de venta aquí establecida, coexiste con los demás sistemas de facturación que se encuentren vigentes, incluyendo los documentos equivalentes a la factura de venta.

 
En todos los casos se deben cumplir las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, incluido en esta resolución. En este anexo se encuentran campos de información que son opcionales para los facturadores electrónicos de acuerdo con las necesidades de la operación comercial y otros campos extensibles que podrán ser utilizados teniendo en cuenta los sectores económicos y sus características.

 
CONDICIONES Y MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
 
Habilitación para expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

Los facturadores electrónicos, deberán surtir el procedimiento de habilitación con anterioridad al inicio de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, para ello entre otros deberán cumplir con las siguientes condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:

1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, ingresando los datos e información como facturador electrónico y adquiriente electrónico; con la citada inscripción queda incluido en el catálogo de participantes.

2. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, el o los medios a través de los cuales cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:

a. Un desarrollo informático propio o adquirido.

b. Al servicio gratuito para la generación, validación, transmisión, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, dispuesto por la DIAN.

c. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.

3. Una vez seleccionado el o los medios, se procederá a registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, la información del o los softwares, cumpliendo con el procedimiento aquí establecido.

4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, los siguientes procedimientos y conceptos:

a. Verificar en el catálogo de participantes que el proveedor tecnológico se encuentre previamente autorizado por la DIAN.

b. Actualizar en el catálogo de participantes, indicando el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica de venta.

c. Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, el software a través del cual, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta.

d. Cuando el facturador electrónico utilice prefijos asociados a los rangos de numeración en su facturación, deberá asignarlos a sus proveedores tecnológicos en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.

5. Una vez cumplido lo indicado en los numerales del 1° al 4 mencionados la DIAN, actualizará de oficio la responsabilidad “Facturador electrónico”, en el RUT, fecha a partir de la cual se produce la habilitación en el sistema.


Cada software debe incluir las funcionalidades que permitan la elaboración de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
 
Los siguientes obligados según el artículo 3° de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, podrán contar con dos (2) meses adicionales a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta: (resaltado nuestro)

1. Sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el registro único tributario.

2. Calendario de implementación que no atiende a la actividad económica.

No aplica para los contribuyentes inscritos en el año 2019, en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE).
 
Generación de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
 
Cumplido el procedimiento de habilitación y una vez surja la obligación de expedir factura electrónica, el facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según sea el caso, debe generar la información que contendrá la factura electrónica con los requisitos ya enunciados, con excepción de la fecha y hora de expedición contenida en el numeral 6 y la validación a cargo de la citada entidad.
 
Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

El Código Único de Factura Electrónica (CUFE), corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura electrónica de venta, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada electrónicamente por la DIAN, al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico, previa autorización por parte del obligado, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica.
 
El Código Único de Factura Electrónica (CUFE), deberá ser incluido como un requisito de la factura electrónica de venta y debe ser visualizado en la representación gráfica y en los códigos bidimensionales QR.
 
El procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y las especificaciones técnicas se incorporan en el documento “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
 
Transmisión de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
 
Una vez generada la información de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, el facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según sea el caso, deberá transmitir el ejemplar de los documentos antes indicados a la DIAN, a menos que esta entidad antes de la transmisión haya informado sobre inconvenientes técnicos, que impiden la transmisión de la información, caso en el cual el facturador electrónico deberá proceder a expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito o notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, al adquirente, sin la validación previa, en tal sentido se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta. Estos documentos deberán ser transmitidos a la DIAN en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de que la entidad dé aviso sobre la continuidad de la operación.
 
Validación de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
 
La validación de la factura electrónica de venta se realizará atendiendo los siguientes eventos:

a) Validación Previa de la factura electrónica de venta: Una vez generado y transmitido el ejemplar de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, por parte del facturador electrónico o el proveedor tecnológico, la DIAN procederá a validar el cumplimiento de la información transmitida y relacionada con los requisitos de la factura; así como los requisitos de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, y cuando los cumplan registrara en sus bases de datos el documento electrónico validado y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente. Caso contrario, que no cumplan con los requisitos y condiciones exigidas al momento de la validación, la DIAN procederá a registrar en la base de datos de inconsistencias el documento electrónico firmado y recibido, sin consumir o utilizar la combinación “prefijo y número consecutivo” del documento electrónico; en estos casos la citada entidad generará, firmará, almacenará y remitirá mensaje de no validación al facturador electrónico o al proveedor tecnológico indicando las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado; en este evento, se deberá realizar el procedimiento de validación, hasta que se genere la misma.
 
b) Validación de la factura electrónica de venta expedida en el período de inconvenientes tecnológicos de la DIAN: En estos casos, la factura electrónica de venta se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser transmitida a la DIAN, para su validación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos.
 
Únicamente se considerará cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta y tendrá reconocimiento para efectos tributarios cuando a la misma, adjunten el documento electrónico de validación firmado por la DIAN; salvo que la DIAN haya informado sobre inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información.

Expedición de la factura electrónica de venta
 
Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta cuando la misma sea entregada al adquiriente, acompañada del mensaje electrónico de validación firmado por la DIAN, a través de los siguientes medios:

1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos. El adquiriente facturador electrónico deberá señalar los siguientes medios, por los cuales autoriza que le sea entregada la factura electrónica de venta:

a. Transmisión electrónica entre el servidor del facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según el caso y el servidor del adquiriente;

b. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente. (Solo hasta el 31 de agosto de 2020)

2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos. El adquiriente deberá señalar uno de los siguientes medios, por el cual autoriza que le sea entregada la factura electrónica de venta:

a. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente;

b. Transmisión electrónica entre el servidor del facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según el caso y el servidor del adquiriente;

c. Por medio de la página web de la DIAN, siempre que el adquirente así lo indique en el catálogo de participantes, para lo cual debe estar registrado y tener certificado digital vigente;

d. Por medio de la página web del facturador electrónico o del proveedor tecnológico según sea el caso;

e. Impresión o formato digital de representación gráfica.

La factura electrónica se deberá expedir atendiendo los medios antes indicados y en formato electrónico de generación.
 
Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.,

Las representaciones gráficas en formato digital o impresión deberán contener como mínimo los requisitos de la factura establecidos en esta resolución, salvo la firma digital o electrónica, relacionada en el numeral 14.
 
Notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
 
Cuando se elaboren notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, deben contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.

2. La fecha de expedición, el prefijo y el número y la fecha y Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.

3. El nombre o razón social y NIT del facturador electrónico, del proveedor tecnológico si es del caso y del adquiriente.

4. Código Único de Documento Electrónico (CUDE).

5. Cantidad y descripción específica de los bienes y/o servicios, utilizando códigos que permitan la identificación objeto de ajuste de estos, cuando sea del caso.

6. Descripción y valor de los impuestos.

7. Valor unitario y valor total.

8. La información adicional referente a la factura electrónica de venta, cuando fuere del caso.

Validadas las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, deben ser entregadas al adquiriente atendido el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta. 

Cuando la factura electrónica de venta haya sido generada y haya lugar a devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara su justificación.

En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
 
Servicios gratuitos para la factura electrónica de venta 

Para efectos de facilitar el cumplimiento del deber formal de expedir factura electrónica de venta, la DIAN dispondrá de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes para que el facturador electrónico realice la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta; así como las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
 
El referido servicio y los manuales de uso se encuentran ubicados en el portal de la DIAN, www.dian.gov.co.
 
Catálogo de participantes
 
El catálogo de participantes de la factura electrónica de venta contiene el registro de información de los siguientes sujetos:

1. Facturadores electrónicos.

2. Adquirientes que corresponden a facturadores electrónicos.

3. Adquirientes que no corresponden a facturadores electrónicos pero que solicitan la recepción de la factura electrónica de venta atendiendo medios electrónicos.

4. Los proveedores tecnológicos.

Este registro de información permanecerá a disposición de los participantes y deberá mantenerse actualizado por los mismos y por la DIAN.
 
Inconvenientes de tipo tecnológico relacionados con la factura electrónica de venta y demás documentos electrónicos derivados de la misma.

1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico y/o el proveedor tecnológico.
 
En caso de inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta o hacer la entrega de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, el facturador electrónico y/o el proveedor tecnológico, deberán atender las siguientes medidas:

a) Por el tiempo en que dure el inconveniente, expedir factura de venta de talonario o de papel, utilizando la numeración de “Contingencia Facturación Electrónica”. La factura de venta de talonario o de papel se podrá generar para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan interacción entre la información de la factura, con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo, la retención en la fuente y en general la interacción con la contabilidad y la información tributaria; en cuyo caso se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario.

b) Transcribir la información que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel expedidas en el período del inconveniente y transmitirlas a la DIAN a más tardar dentro del mes siguiente contado a partir de la fecha en que se supera el inconveniente, a través del Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica.

2. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta en formato electrónico de generación.

En caso de inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta, deberá informarlo al facturador electrónico, quien pondrá a disposición del adquiriente la factura electrónica de venta a través de correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente.
 
Los eventuales daños en el sistema y/o equipos informáticos y/o falta de conexión que sean previsibles en una gestión diligente del facturador electrónico o su proveedor tecnológico, no justificarán la extemporaneidad en el envío de la información.
 
Los facturadores electrónicos que a la entrada en vigencia de la presente resolución tengan autorizada numeración para facturar por talonario o de papel, “Contingencia Facturación Electrónica” podrán seguir utilizando esta numeración. No habrá lugar a la información correspondiente al código único de factura electrónica (CUFE), teniendo en cuenta que para las facturas de talonario o de papel la DIAN no entregará Clave de Contenido Técnico de Control.
 
3. Inconvenientes de tipo tecnológico de la DIAN para la recepción y validación de la factura electrónica de venta.
 
Cuando por inconvenientes tecnológicos no haya disponibilidad del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de la DIAN que impida la recepción y validación del ejemplar de la factura electrónica de venta, el sistema emitirá un mensaje informando el inconveniente.
 
Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de la DIAN, el facturador electrónico deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, a la DIAN, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la publicación del comunicado.

Conservación de la información de la factura electrónica de venta y los documentos electrónicos que se deriven de la misma.
 
Para efectos fiscales, la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, así como la información electrónica que se derive de la obligación formal de facturar en forma electrónica, que sean expedidas, y/o generadas, según el caso, se conservarán por el facturador electrónico, proveedor tecnológico y el adquiriente, en medios electrónicos por el período de tiempo de conservación que establece el artículo 632 del Estatuto Tributario (5 años) , para ello se deberá garantizar que la información conservada es accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999 o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Esta resolución modifica las siguientes disposiciones contenidas en la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.

Literal b) del artículo 3°, el cual quedará así:

“b) Fecha de registro en el servicio informático de factura electrónica (DD/MM/AAAA):
 
Indica el plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, debe registrarse como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático electrónico de factura electrónica, dispuesto en la página web de la DIAN, y que corresponderá al software con el cual expedirá la factura electrónica de venta; registro que debe concluir antes de la fecha máxima para iniciar la obligación de expedir factura electrónica de venta”.

El parágrafo 2° del artículo 3°, el cual quedará así:

“Parágrafo 2°. Los sujetos que adquieran la obligación de facturar electrónicamente con posterioridad a la vigencia de la presente resolución, para cumplir con esta obligación deberán atender las fechas indicadas para cada uno de los grupos que hacen parte de los calendarios de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019; para quienes adquieran la citada obligación con posterioridad al vencimiento de las fechas de los calendarios antes citados, la misma deberá cumplirse desde la fecha en que se adquirió la obligación de facturar electrónicamente. Entre tanto inicie el cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, deberá facturar sus operaciones utilizando para ellos los sistemas de facturación vigente.”

 
Resolución DIAN Nº 000030, Abril 29, 2019

 

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